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マニュアル作成で記載するべき内容例|作成手順、効率的に作成するためのコツも併せて解説

マニュアル

2021.11.02

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社内研修や教育を行う際に、マニュアルは欠かせません。ここでは、社内研修や社員教育を予定する企業の担当者に向けて、マニュアルに盛り込むべき内容を具体例とともに解説します。マニュアルの作成手順や作成のコツなども紹介するため、効果的な人材育成の参考にしてください。  

マニュアルと業務手順書・チェックリストとの違い

マニュアルと業務手順書、チェックリストは、それぞれ似て非なるものです。各書類の特徴を解説します。  

マニュアルとは?

マニュアルとは、業務の全体像がわかる資料です。マニュアルには業務の役割・基礎知識・業務手順・作業完了のチェック基準・注意点などあらゆる情報が詰まっており、業務手順を伝えるだけにとどまりません。  
マニュアルは、社内研修や社員教育によく用いられます。部門の存在意義や企業理念の教育なども、マニュアルの役割です。  

業務手順書との違い

業務手順書は、マニュアルの一種です。マニュアルが扱う内容は膨大ですが、業務手順書は一つの業務に絞って作成されます。ミスなく迷いのない作業のためには、業務手順書が欠かせません。   業務手順書に含まれる内容の一例として、業務の名称と目的・必要なもの・手順・所要時間・注意点・判定基準などが挙げられます。  

チェックリストの違いとは?

マニュアルは、業務全体について解説しています。一方、チェックリストは特定の業務に必要なものをリスト化したものです。チェックリストは、業務に必要なものを漏れなく準備するために役立ちます。   チェックリストのみでは、業務手順や業務の役割を理解できません。一人前の人材に仕上げるためには、マニュアルや業務手順書による教育が必要です。  

マニュアルに記載するべき5つの内容例

業務の全体を理解してもらえるように、マニュアルを作りましょう。マニュアルに記載するべき5つの内容例を紹介します。  

業務や作業の名称や目的

マニュアルでは、業務や作業の名称を、明確な名称で定義してください。名称が決められると、どの業務や作業の話をしているかわかりやすくなります。   業務や作業の目的も、マニュアルに明記してください。臨機応変な対応が求められるときに、目的がわからなければ間違った対応をとる可能性があるためです。  

業務や作業に必要なもの

業務や作業で必要となるものも、マニュアルに記載します。準備物の内容例としては、器具・材料・書類・資料などです。  

業務や作業手順の解説

具体的な作業手順を解説する際は、動作のポイントも記載しましょう。業務や作業を早く習得できます。  

業務や作業の基準や規則

業務品質や作業の時間・合否ライン・チェックポイントのように、具体的な作業の基準やルールもマニュアルに盛り込みましょう。慣れないうちは指示どおりにできないかもしれません。基準やルールがわかると、即座に修正、改善すべき点がわかります。  

営業や接客など臨機応変な対応が求められがちな業務は、マニュアルに「例外事例」も記載してください。例外事例を参考に行動できると、社員の対応力が向上します。  

注意事項など

人によって差が出やすい業務や作業は、マニュアルに特記するべき注意事項を記載しましょう。記載は別枠を設ける、色を変える、文字を大きくするなどの工夫で目立たせてください。  

マニュアル作成の手順

マニュアルの作成手順を紹介します。作成後にも適時改良を加え、より良いマニュアルとなるよう作りこみましょう。  

【1】マニュアルへの掲載範囲を決める

どのような人が読むか、どのようなタイミングで何の業務について解説するかを考えて、マニュアルへの掲載範囲を決めてください。   掲載範囲を広げると、マニュアルの作成が大変になります。できあがったマニュアルが膨大な場合、調べたい内容を探すだけでも手間取ります。範囲を絞ってマニュアルを作成し、完成しだい、ほかの業務のマニュアルに着手してください。  

【2】目次や構成案を考案する

いきなり本文を書き始めず、まずは時系列で区切って目次や構成案を考えましょう。構成にしたがい本文を書くと、書くべき内容を網羅的に盛り込めます。また、目次ごとに記載すべき内容をリストアップしておくと、余計な内容を省けてスマートにまとめられます。  

【3】記載内容を時系列に並べる

目次ごとに書きたい内容をリストアップしたら、業務や作業の時系列に沿って並べてください。時系列にしたがったマニュアルは、スムーズに読めます。また、誰が担当すべきかわかるように、工程ごとに、作業をする人の名前や係も紐づけて記載しましょう。  

【4】マニュアル配布・仮運用

作成したマニュアルを、周囲に共有します。マニュアルを使わない人にも内容を見てもらうと、新しい切り口からアドバイスをもらえる可能性があります。仮運用を実施し、修正すべき点がないか確認しましょう。  

【5】マニュアルのアップデートを行う

仮運用中のマニュアルに対して、フィードバックを反映させましょう。定期的にマニュアルをアップデートし、実用性の高いマニュアルを作り上げてください。  

わかりやすいマニュアルを作成するためのコツ

文章やフロー、図表などを活用すると、理解されやすいマニュアルを作れます。わかりやすいマニュアルを作成するコツを紹介します。  

わかりやすい言葉で端的に伝える

マニュアルを読むターゲットのレベルにあわせ、わかりやすい言葉で端的に伝わる文章を練りましょう。一つの作業ごとに一文で表現すると、作業内容をスムーズに理解できます。長すぎる一文は読みにくいため、無駄な言葉は省いてください。  

全体像を確認できるフローを提示する

フローを提示すると、業務や作業の全体像を掴めます。フローとマニュアル内の目次名は統一させてください。用語がそろっていないと、マニュアルを読む人が混乱します。  

図や表で視覚的にわかりやすく伝える工夫をする

文章が羅列されたマニュアルは、心理的に読みにくいものです。文章に加え、図や表、イラストを取り入れると、読みやすくなり理解も進みます。なかでも、動画を取り入れたマニュアルはおすすめです。  

セルフチェック項目を設ける

作業内容に加え、セルフチェックできる項目があるとミスが少なくなります。「○○をした結果、○○となっていることを確認する」という具合に、作業が正しく実行されたかどうかわかる基準と、基準を確かめる際のルールを書きましょう。  

マニュアル作成作業を効率的にこなすためのヒント

マニュアルの作成には時間がかかります。マニュアル作成を効率化する具体例を紹介します。  

Microsoft Word Onlineを活用する

Microsoft Word Onlineは、Wordファイルをクラウド上で共有でき、複数人でマニュアルを同時編集できます。オンラインでそれぞれが加筆・修正した場所を確認できるため、スピーディーに変更点を共有し、理解できます。

マクロを活用する

ローカル環境でマニュアルを管理する際は、VBAを活用しましょう。探しているマニュアルが瞬時に見つかる、マニュアルの作成や更新が効率化するなどのメリットがあります。   マニュアルは、一つのフォルダにまとめてください。VBAにより、フォルダの内容をエクセルシートに階層別に展開できます。また、階層内のファイル名を一括で変更する、フォルダ内のデータを一つに集約するなどの作業が自動化します。  

画像はキャプチャーを活用する

キャプチャー機能を使うと、パソコンの画面を任意の範囲でコピーできます。「windows + S」で取得したキャプチャーを、ペーストで適当な位置に張りつけましょう。定期的にマニュアルをアップデートする際にも、キャプチャーを使うと画像取得の手間を大いに短縮できます。  

テンプレートやツールを活用する

マニュアルの種類別に、レイアウトにこだわりましょう。テンプレートのダウンロードサイトやツールを使うと、クオリティの高いマニュアルを作成できます。テンプレートやツールを活用するメリットは、以下で詳しく解説します。  

マニュアル作成においてテンプレートやツールを使用するメリット

作成経験がなくても、わかりやすいマニュアルを作成できます。テンプレートやツールを使用し、マニュアルを作成するメリットを紹介します。  

作業時間を短縮できる

テンプレートを活用すると、レイアウトに悩まずにマニュアルを作成できます。作業時間を短縮できるため、過度のリソースを割かずにマニュアルが完成します。  

わかりやすいマニュアル作成が可能

テンプレートやツールを使用すると、作成者のスキルに左右されずに一定のレベルのマニュアルが仕上がります。同じテンプレートで統一すると、作成者が変わってもマニュアルの書式は変わりません。  

共有しやすい

マニュアル作成ツールを導入すると、各マニュアルを一括管理できます。簡単に必要なマニュアルにアクセスできるとノウハウの共有が進み、属人化を防げます。  

マニュアル作成におすすめのテンプレートやツール

マニュアル作成に向けた、数々のテンプレートやツールがあります。おすすめのテンプレートやツールを紹介します。  

テンプレート

Microsoft

Microsoft社は、Word・Excel・PowerPointのテンプレートを無料で公開しています。マニュアルの種類に応じて、適したテンプレートを選びましょう。たとえば、エクセルでマニュアルを作成する場合は、業務スケジュール表やガントチャート、作業リストなどが便利です。  

bizocean

bizoceanは、ビジネスに適したテンプレートを取りそろえたダウンロードサイトです。「マニュアルの書式テンプレート」が部門別に多数用意されており、ピンポイントで適したテンプレートを選べます。2021年10月時点で、マニュアルの書式テンプレートは、WordまたはPDFのみです。ほかのテンプレートには、ExcelやPowerPointなどもみられます。  

ツール

ClipLine

ClipLineでは、マニュアルに役立つ短尺動画を作成できます。書面のマニュアルよりも動画形式のマニュアルはわかりやすく、短時間で多くを伝えられます。同じ映像を見て学べるため、育成レベルのバラつきを抑制可能です。また、指導を受ける側からも動画をアップでき、双方向のコミュニケーションに役立ちます。  

まとめ

マニュアルを作る際は掲載範囲を決め、必要な情報を網羅的に詰め込みましょう。マニュアルを使うターゲットにあわせ、わかりやすくまとめてください。テンプレートや動画作成ツールを使うと、わかりやすく見やすいマニュアルを作れます。  

ClipLine株式会社は、現場情報をもとに動画を制作し、社員への一方的な配信に終わらず、しっかり教育が行われているかまで確認します。コンサルティングやサポートが充実しています。表層的な業務課題の解決にとどまらない踏み込んだアプローチや、プロジェクトベースでのサポートまでお任せください。幅広い業界、大手企業での導入実績も豊富です。  

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